Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi İlkeleri Dersi

Tedarikçi Bilgi Formları Kurumsal Özgeçmiş mi ? Bumerang Etkisi

Prof. Dr. Murat ERDAL
merdal@istanbul.edu.tr 

Satınalma iş çevresinin günlük rutininde tedarikçi bilgi formları çoğu zaman gözden ıraktır. Mesai saatlerinin koşuşturması, ajandası içerisinde bu bilgi formlarının ya da sistemdeki karşılığı olan kayıtların önemi üzerinde çok da durulmaz. Bu durumu birebir anlatan en güzel söz şudur: “herkes kiminle çalıştığını gayet iyi bilir”. Fakat işletmeler büyüdükçe, alım kalemleri çeşitlilik kazandıkça A’dan Z’ye tüm kategorilerde tedarikçi veritabanına hakimiyet azalabilmektedir. Bu çeşitliliğe bir de personel değişimi eklendikçe tedarikçi firmalarında yaşananlar tam zamanlı izlenememektedir. Tedarikçi yatırımları, büyüme, küçülme ya da farklı sektöre geçiş süreçleri hakkında bilgi akışı gecikmeli olmaktadır. Aynı zamanda istihbarat gelse dahi sisteme girişi ve kurumsal hafıza işlenmesi zaman almaktadır. Sektöre yeni giren firmalar hakkında istihbarat eksikliği ve araştırma süreci her zaman yapılması gereken ödev olarak bizi beklemektedir.

Bu yazımızda tedarikçiyi tanıma evresinde ve daha sonrasında tedarikçi hayat eğrisi boyunca gündeme alınan ve araştırılan başlıkları ele alacağız.

            Konunun rahat anlaşılması açısından personel alımlarında kullanılan özgeçmiş formları ile tedarikçi bilgi formları arasında benzerlik kuracağız. Her ikisinde de işe uygunluk, geçmiş iş tecrübesi, yetkinlikler ve referanslarla ilgili bilgi bulunmaktadır. Bütün başlıklar yüz yüze gelindiğinde sorgulanır, gerçekliği ve tutarlılığı üzerinde durulur. Tüm özgeçmişler içerisinden iyi etüd edilerek işe alınan personelin verimliliği işe olumlu etki ederken aynı şekilde tedarikçi bilgi formları da iyi etüd edildiğinde doğru sonuçları üretmesi beklenmektedir. İşin özü, kısaca “bumerang etkisidir”. Doğru satınalma sistemi kurduğunuzda doğru sonuçları elde edersiniz. Hatalı ve eksik sistemi kurduğunuzda tedarikçi devir hızınız yüksek olup operasyonel tüm riskleri yaşarsınız.

Günümüzde tedarikçilerle ilgili kayıtların tutulduğu veritabanı ve bunların yer aldığı programlar son derece önemlidir. Satınalma, planlama, operasyon, kalite, lojistik ve muhasebe yöneticilerinin sürekli etkileşim halinde olduğu bu sistemlerde tedarikçi tabanlı bilgilerin güncel olması karar almayı kolaylaştırmaktadır. Güncel işlerin (siparişlerin) hangi aşamada olduğunun görünmediği, tedarikçiye ait formel ve enformel bilgilerin eskidiği sistem kayıtları yöneticileri zor durumda bırakmaktadır.

İşletme yöneticilerinin bu alandaki temel amacı, tedarikçi devir hızını düşürmek ve sürdürülebilir tedarikçi ilişkilerini oluşturabilmektir. Bunun ilk adımı tedarikçiyi tanıma ve karşılaşılması muhtemel risklerin, tedarikçi iş ilişkisinin en başında anlamaya gayret edilmesidir.

Tedarikçi ilişkileri özünde işletmeler arası ilişkilerdir. İlişkilerin özünde “güven” ve “saygı” yatar. Bilgi formlarındaki kayıtların doğru bir şekilde beyan edilmesi, ilişkilerin en başta doğru bir zeminde oluşması açısından hayati bir anlam taşımaktadır.

• Tedarikçi Devir Hızının Yüksek Olması Ne Anlama Gelir ?

Potansiyel tedarikçileri tanıma ve sorgulama için yeterince zaman ve emek ayrılmadığında işin başlangıcından sonuna kadar kötü sürprizlerin çıkması olağan hale gelir. Yaşanan tüm negatif olaylar bir sonraki işler için yeni tedarikçilerin gündeme gelmesine neden olmaktadır. Geleceğe ilişkin “tamam mı ? devam mı ?” değerlendirmeleri somut göstergeler üzerinden yürümektedir. Tedarikçi performans değerlendirme notları yol gösterici olup tedarikçilerle ilgili kararların şekillenmesine yardımcı olmaktadır.

Nasıl ki personel devir hızının yüksekliği olumlu bir gösterge değil ise tedarikçi devir hızının da yüksek olmasını olumlu bir şekilde değerlendiremeyiz. Personel devir hızının yüksek olduğu bir işletme hakkında belirli konuların ön plana çıktığı herkesçe bilinmektedir. Yönetim ve kurumsallaşamama problemleri, yetki ve sorumluluk karmaşası, maaş, motivasyon ve aidiyet düşüklüğü, profesyonel olmayan uygulamaların yaygınlığı ve iş temposunun yüksekliği gibi pek çok konu hemen aklımıza gelir.

Benzer şekilde tedarikçi devir hızının yüksek olmasında da belirli konular ön plana çıkmaktadır. Alıcı ve/veya tedarikçiden kaynaklanan problem türleri olabilir. Ortak bir değerlendirme ile başlayalım. Her iki tarafın da profesyonellikten uzak tutum ve davranışları iş ilişkisini zayıflatır ve güven zeminini ortadan kaldırır. Sıklıkla karşılaşılan durum, mevcut sözleşme koşullarına aykırı hareket edilmesidir. Alıcı ve tedarikçi özelinde ayrı ayrı ele alındığında ise beklentiler ve gerçekleşenler arasındaki uçurum işin devamlılığını doğrudan sarsmaktadır.

• İğneyi Önce Kendimize Sonra Tedarikçilerimize Batırmalıyız.

Öncelikle alıcı tabanlı hatalar ve tedarikçiye yaşatılan problemleri sıralayalım. Tedarikçilerin temel beklentisi yapılan işe karşılık olarak vadesinde tahsilatın yapılmasıdır. Söz verilen tarihlerde (vadelerde) ödemelerin yapılmaması, kesinti ve cezalar, alıcı tarafındaki muhataplarla yaşanılan iletişim problemleri sonraki işlere de yansıyacaktır.

Tedarikçi tabanlı hatalarda ise verilen iş ile gerçekleşen iş kalitesi arasındaki uygunsuzluklar, malzeme, işçilik, proje ve uygulama farklılıkları, maliyet ve termin sapmaları, çeşitli tutarsızlıklar ve yöneticilere zamanında erişim olmaması başı çekmektedir.

• Tedarikçi Devir Hızının Yüksekliği Aynı Zamanda
  Satınalma Sisteminin Doğru Çalışmamasıdır.

Tedarikçi ilişkilerinde gerçekleşen kabahatlerin tamamını tedarikçilerimize yükleyemeyiz. Tüm değerlendirmelerimiz, objektif, ölçülebilir ve kanıta dayalı sonuçlar üzerinden gerçekleştirilmelidir. Bu nedenle öncelikle alıcı tarafında satınalma sisteminin doğru kurgulanması; yönetim, karar alma sistemi, organizasyon şeması, yetki ve sorumluluklar, prosedür, iş, bilgi ve belge akışları netleştirilmelidir.

Tedarikçi performans değerlendirme sonuçları ve tedarikçi devir hızı rakamlarımızı ilgili bölüm ve çalışanları ile paylaşılmalıdır. Tedarikçi devir hızı ile ilgili kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirlenmelidir.

• Tedarikçi Bilgi Formları Ne Zaman Devreye Girer?

Tedarikçi bilgi formları, tedarikçileri devreye alma sürecinde başlangıç adımını teşkil eder. Tedarikçi pazar araştırmasında ön değerlendirmeler bu formlar üzerinden yürütülür. Aynı zamanda yeni ürüne geçiş planlamaları ve yeni yatırım kararlarında mevcut tedarikçilerimiz ihtiyaçlarımızı karşılamayabilir ya da ilave teklif toplamak da isteyebiliriz. Diğer taraftan personel devir hızının yüksek olduğu yerlerde tedarikçi bilgi formları şirkete yeni katılan çalışanların iş çevresini tanımasını da kolaylaştırır. Bütün bu faktörler tedarikçi kayıtlarının sadece bir defa değil tüm operasyonlar devam ettiği sürece güncellenmesi gerektiğini ortaya koymaktadır.

• Tüm Tedarikçiler İçin Tek Tip Bir Bilgi Formu Yeterli Olur mu?

Direkt ve endirekt alım kategorileri, yurtiçi-uluslararası işletme dağılımları ile birlikte küçük orta ve büyük ölçekli şirket iş çevresi düşünüldüğünde tek tip form yeterli olmayabilir. Tüm ihtiyaçlara cevap vermeyebilir. İşin niteliğine ve stratejik değerine göre karmaşık detaylı formlar olabildiği gibi ölçeğe ve endirekt kategorilere yönelik basit formlar da kullanılabilmektedir.

Tedarikçi veritabanı üzerinde rahat araştırmaların (teknik analizlerin) yürütülmesine imkân verecek anahtar başlıklar temel alınarak, alım kategorilerine bağlı yeni başlıklar eklenebilir ya da çıkarılabilir.

• Tedarikçi Bilgi Formlarının Nihai Yapısına Hangi Bölümler Karar Verir?

Tedarikçi bilgi formlarının meydana getirilmesi ve sonrasında güncellenmesinde operasyon (üretim), satınalma, kalite, lojistik ve muhasebe bölümleri denetleyici fonksiyonlarından dolayı doğrudan rol oynarlar. Bütün bu bölümlerin iş birliği elzemdir. 

• Bilgi Formları Tedarikçiler Açısından da Bir İpucu Teşkil Eder mi?

Tedarikçiler, alıcı firma web sitesi tedarikçiler bölümünde sistem üzerinde doldurdukları bilgi formlarından çok sayıda ipucu elde ederler. Hangi konularda ne kadar hassasiyet gösterildiği soruların derinliğine bakılarak çok rahat anlaşılmaktadır.

• Tedarikçi Bilgi Formlarının İçeriği Nasıl Olmalı?

Direkt ve endirekt ürün/hizmet alım kategorilerine bağlı olarak merak edilen, araştırılması gereken tüm başlıklar tedarikçi bilgi formlarının içeriğini oluşturur. İşletmeler alım gruplarına bağlı olarak tedarikçi tabanlı risklerini doğru tanımlamalıdır. Sürekli tedarik edilen malzeme, parça gruplarına bağlı olarak bir dizi konu analiz edilmektedir. Şimdi bunları sırasıyla ele alalım.

• Satınalma

Satınalma bölümü, tedarikçi firmanın yönetiminden başlayarak tüm bölümlerin yetkinliklerini araştırmaktadır. Bölüm, talep sahibinin doğru ihtiyaç tanımlaması, doğru teknik şartnamelerin oluşturulması ve ihalelerin düzgün yürütülmesinden sorumludur. Doğru tedarikçilerin devreye alınması ile bağlantılı olarak diğer departmanlarla olabildiğince iş birliği sağlamaktadır. Satınalma bölümü, saha denetimlerinden başlayarak tüm iş sürecinde özellikle üretim ve kalite bölümleriyle koordine olmaktadır.

Tedarik zinciri yönetimi anlayışı ile tedarikçilerin de kendi tedarikçilerine uyguladığı sistemlerin varlığı denetlenmelidir. Tedarikçinin tedarikçisine doğru ön evrelerdeki gerçekleşen kayıtların doğruluğu ve güncelliği araştırılır. Tedarikçi firmanın da kendi satınalma sistemi ve uygulamalarındaki profesyonellik düzeyi, alıcıların operasyonel risklerin minimize edilmesinde büyük rol oynamaktadır.

• Muhasebe

            Muhasebe bölümü cari kayıtların tam olarak tutulmasına özen gösterir. Tedarikçi bilgi formalarında yer alan şirketin ismi, ticari ünvanı, adresi, vergi numarası, imza sirküleri, ticaret sicil kayıtları, firma sahipleri, ortakların kimliği, cirosu ve vergi matrahları gibi bilgi satırları mercek altına alır. Ticari istihbarat araştırması tüm bölümlerle paylaşılmalıdır.

• Kalite

            Kalite bölümü, tedarikçi işletmenin kalite kültürünün hangi düzeyde olduğunu araştırır. Sahada kalite çalışmalarının kapsamı incelenir. Tedarikçi kalite departmanının varlığı ve bölüm yöneticilerinin yeterliliği sorgulanır. Üretilen malzeme, ürün/hizmet ya da proje ile bağlantılı olarak tüm kayıtların güncelliği analiz edilir. Sahip olunan tüm sertifika ve belgeler araştırılır. ISO 9001, ISO 16949, vb. standartların varlığı ya da yokluğu önemli bir ipucudur. Süreç yönetimi ve istatistik çalışmalar sorgulanır.

• Üretim

Tedarikçi işletmenin fiziki altyapısı, üretim alanı, sahip olduğu makine envanteri, araç, ekipman sayıları model ve yaşları incelenir. Yurtiçi ve uluslararası tesislerinin varlığı ve coğrafi dağılımları önemli göstergelerdir. Dönemsel üretim miktarları, kapasite kullanımı, vardiya sayısı, tüketilen enerji türü ve miktarları araştırılır.

• İnsan Kaynakları

Toplam çalışan sayısı, mavi ve beyaz yakalı çalışanların dağılımı, verilen işle ilgili kaç kişinin o işe tahsis edildiği ve yeterlilikleri araştırılır. Personel devir hızı, ortalama tecrübe, işçi-işveren ilişkisi, sendika, sosyal haklar, çalışan memnuniyeti, kişisel gelişim ve mesleki işbaşı eğitimlerinin türleri ve saatleri incelenir.

• Lojistik Yetenekler

Lojistik destek sistemleri, depolama alanları ve coğrafi dağılımları, firma paketleme ve ambalajlama yeterlilikleri, öz mal ve kiralık araç sayıları, lojistik tedarikçilerin niteliği analiz edilir.

• Genel Teknoloji ve Bilişim Altyapısı

Firma teknoloji; makine – otomasyon altyapısı. İşletmede kullanılan donanım ve yazılımların envanteri. Casus programlar, koruma, güvenlik ve yedekleme uygulamaları. Sözleşmede tanımlanmış tüm operasyon ve ilgili mevzuat kapsamında tanımlanan risklere karşı emniyet ve güvenlik çerçevesine uyum koşulları incelenmektedir.

• Müşteri Referansları

Tedarikçilerin önemli müşteri referansları, benzer iş / proje deneyimlerin varlığı, geçmiş dönemlerde gerçekleşen işlerin cirodaki payı, iletişim bilgileri üzerinden temas edilerek memnuniyet / referans araştırması gerçekleştirilir. Aynı sektörde referans olmayan müşteriler ve varsa kötü iş deneyimleri de araştırılmalıdır.