Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi İlkeleri Dersi

GÜÇLÜ ALICILAR DÖNEMİNDEYİZ. SATIŞ EKİPLERİNİN İŞİ ZORLAŞIYOR.

Prof. Dr. Murat ERDAL – merdal@istanbul.edu.tr 
İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü
Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı 

Bugünün yöneticileri, daha kısa sürede daha kapsamlı bilgiye ulaşabilme imkanına sahipler. Akıllı telefon uygulamaları ve internet bilgiye erişim hızını artırıyor, kolaylaştırıyor. Nokta atışı istenen bilgi ise zaman, emek ve bütçe gerektirebiliyor. Ne olursa olsun, alınan tüm kararlarda genelden özele doğru bilgi kullanımının faydası kendisini gösteriyor.

İşletme operasyonlarında karar alma ve doğru adımları atmada araştırma, iletişim kurma ve danışma önem kazanıyor. İş hayatında herhangi bir operasyon öncesi “bu konuyu yeterince araştır (a) madım” deme lüksümüz artık pek yok. Araştırma yapanlar ise kimi zaman fazla bilgi içerisinde kaybolabiliyor ya da tüm dosyaları gözden geçirmeye yeterli zaman bulamayabiliyor. Fakat bir gerçek karşımızda duruyor. Verileri toplayan ve analiz eden, sıkı çalışıp işine sahip çıkan her zaman kazanıyor. Belirsizlik ve riskleri tanımlayıp, olası iyi ve kötü senaryolara uygun yol haritası hazırlayanlar başarı elde ediyor. Bu tarz iş yapma alışkanlığı kazananlar  kariyer basamaklarında yükselme şanslarını erken yaşlarda elde ediyor.
Bu özelliklere sahip kişiler yönetici adayları arasında hızla sıyrılıyorlar.

İşinin gereği olan ödevleri yapmayanlar ya da yeterince zaman ayıramayıp erteleyenler ise hep bir sürprizle karşılaşıyor. Ters gitme ihtimali olan her şey eninde sonunda ters gidiyor. Operasyon termin sapmaları, müşteri şikayetleri ve sözleşme cezaları arka arkaya geliyor. Plansızlık ve disiplinsizlik, başarısızlığı kaçınılmaz hale getiriyor.

Muhakemeye Dayalı Yöneticilik

İşletme içi ve dışında etkileşim büyüyor. Firmalar  yurtiçi ve uluslararası çok paydaşlı, çok değişkenli dinamik bir çevrede faaliyet gösteriyor. Pek çok faktör ve yansımalarını bir arada yaşıyor. Tüm departmanların odak ve iş anlayışlarını göz önüne getirdiğinizde yönetici profilleri, farklı karakterler, firma ölçek ve örgüt yapılarındaki çeşitlilik, değişik alışkanlıklar ve özgün firma kültürleri karşımıza çıkıyor. Müşteri ve tedarikçi tarafları da düşünüldüğünde ortam bir o kadar karmaşık ve zor hal alıyor.

Yöneticilerden beklentiler artıyor. Gün içerisinde alınan onlarca kararın büyük bir isabet oranı ile gerçeklemesi arzu ediliyor. Zihin sürekli aktif çalışırken çözüm odaklı bir yapıda ve güçlü iletişim becerileri ile donanmış yönetici talep ediliyor. Olayların tüm yönlerini görebilme ve kısa zamanda değerlendirebilme tecrübe gerektiriyor. Cesur bir kimlikle inisiyatif alan, iş deneyimini sezgileri ile bütünleştirip ortaya vizyon koyan, strateji geliştiren lider kimlikler ön plana çıkıyor.

İş hayatının her kademesinde düşünen, sorgulayan, yorumlayan insanların önem kazandığını görüyoruz. Çok söz söylemek veya hep atılgan olmak her zaman kazanmak anlamına gelmiyor. Olayların olumlu ve olumsuz taraflarını, departmanlar ve yöneticiler arasındaki kesişimlerini, müşteri ve tedarikçi taraflarını değerlendirebilmek gerekiyor. Yavaş değil doğru hızda girişim, politik değil tedbirli davranma, ölçülü ve samimi iletişim ve özellikle muhakeme yeteneğine sahip olmak ve güvenilir hamleleri hazırlamak.

Farklı işletme yapıları ve yönetici profilleri arasındaki etkileşim zenginliği,  ticaret ortamında satıcı-alıcı ilişkilerinde kendisini hayli hissettiriyor.

Satış Ekiplerinin İşi Zorlaşıyor

Ticaret hayatının her iki tarafında da işler giderek karmaşıklaşıyor. İster alıcı  ister satıcı tarafta yer alın beklentiler yükseliyor. Bulunduğunuz piyasa içerisinde oyuncu sayısının azlığı ve/veya finansal gücü, firmanıza büyük bir güç kazandırsa dahi ilişkiler yeni bir boyut kazanmış durumda.

Geçmiş dönemlerde satışçılar, rakip satışçılardan önce pazar talep ve ihtiyaçlarını hızla tespit ederek müşterilerine (alıcılara) liderlik ediyorlardı.
Yeni makine satışı bunun tipik bir örneğidir. Makine satın alındığında işletmeye somut katkılarına vurgu yapılır. Örnek vermek gerekirse, bu makineyi satın aldığınızda; gereksiz işler ortadan kalkar, birim zamanda üretim miktarınız artar, personel istihdamınız azalır, ürün kaliteniz yükselir, maliyetleriniz düşerken rekabet gücünüz artar denir. Bu kadar fayda ve müşteri referansının alıcıyı ikna etmemesi ise pek düşünülemez. Alıcı tarafta farkındalık doğal olarak yükselir. İhtiyacı ortaya çıkarma, tetikleme, karar almayı hızlandırıcı harekete geçirici hamleler sıklıkla kullanılır. Elbette bu tür hamlelere ilave edilecek pek çok taktik daha var. Pazarda farklı müşteri profillerine yönelik olarak onlarca taktik hamle kullanılıyor ve bunların geçerliliği sürüyor. Yani sonuç alınıyor ve satış gerçekleşiyor.

Güçlü Alıcılar Dönemi

Öncelikle alıcı kimliği üzerinde kısaca duralım. Alıcı kimliğini, çoğunluğun kabul ettiği üzere satınalma ekipleri olarak düşünsek de işletme ihtiyaçları doğrultusunda ürün ve hizmet alımlarını yapan tüm çalışanlar için kullanabiliriz. İşletmelerin faaliyette bulunduğu sektörler, ölçek, organizasyon yapısı ve departmanların sorumluluk dağılımlarına bağlı olarak birçok alıcı kimlik ortaya çıkmaktadır. Tüm ürün ve hizmet alımları her zaman ve koşulda satın alma bölümünden merkezi bir biçimde yürütülmemektedir. Farklı ürün/hizmet uzmanlıkları ve sektör deneyimleri devrededir. Pazarlama departmanları, medya, halkla ilişkiler ve promosyon malzemeleri gibi ürün ve hizmet alımları yapabilmektedir. Bilişim bölümü donanım ve yazılım ürünlerinde devreye girerken insan kaynakları bölümü eğitim ve danışmanlık alımlarında özerk kalabilmektedir. Sadece yatırım projelerinde değil önceden belirlenmiş harcama büyüklüğüne ve alımların stratejik önemi doğrultusunda tüm alımlarda tepe yönetim devreye girmektedir.

Bu yazımızda alıcı kimliği ile ağırlıklı olarak satınalma ekiplerine vurgu yaptığımızı belirtelim. Yazımızın başlığında olduğu üzere güçlü alıcılar dönemi bir çırpıda bir günde oluşmadı. Bunu tetikleyen gelişmeleri kısaca hatırlayalım. En önemlisi kuşkusuz yurtiçi ve küresel rekabet çevresi. Maliyetleri düşürme hedefleri ve bu hedeflerin güncellenme sıklığı.

Kabul etmek gerekir ki, geçmiş yıllarda satınalma bölümü ve personelinin işletme içerisindeki rolleri zayıftı. Satınalma sıklıkla ikinci planda idi. Yeterli araştırma, bilgi toplama ve değerlendirme için vakitleri yoktu. Şimdi roller değişti. Dönem, alırken kazanma dönemi. İşletme ihtiyaçlarını doğru tanımlama ve doğru tedarikçileri bulma büyük önem kazandı. Kalite, teslimat, maliyet, yenilikçilik ve çevre kriterleri netleşti. Tedarikçi ve satınalma departmanlarının performansları ayrı ayrı ölçümleniyor hedefleri güncelleniyor.

Pazarda Konuşulan Tek Şey “Fiyat”

Nihai tüketici tarafında herhangi bir ürün veya hizmet alımında kısa sürede bilgi sahibi olabiliyor, seçenekler arasında fiyat, kalite ve teslimat karşılaştırması yapabiliyorsak örgütsel pazarda da bu imkanlar gelişiyor çeşitleniyor.

Alıcılar, bilgiden tedarikçiye kadar hemen her şeye rahatlıkla ulaşabiliyorlar. Artık alıcılar birçok alanda satış temsilcilerinden ileride. Alıcıların öğrenme becerisi hayli yüksek. Araştırıyor, sorguluyor ve tekrar tekrar değerlendiriyorlar. Tedarikçi satış ekipleri ihtiyaçlar oluştukça davet ediliyor.  Alım sürecinde satış yöneticilerini daha fazla zorluyorlar. Toplantılarda kendilerine yeterince aktarılmayan konuları açıyor, belirsizlik ve riskleri tartışıyorlar. Tedarikçi firmaların daha disiplinli, programlı ve çalışkan olmasını talep ediyorlar. Pazar, tedarikçi ve ürün (malzeme veya makine) hakkında bilgi sahibi alıcılar, doğal olarak daha fazla pazarlık edip daha fazla “fiyat” tartışıyor. Ne yazık ki, satış ekiplerinin oyun alanı daralıyor işleri zorlaşıyor. Karşılarında güçlü alıcılar, iyi müzakereciler var.

Satışçılar Şikayetçi

Satış dinamikleri de tüm gelişmelerden etkileniyor. Özellikle kurumsal satışlarda (B2B) ve endüstriyel pazar çevresinde. Kurumsal ilişkilerde satış ekipleri, ürün ve hizmetlerinin özelliklerini, kendi firmalarının güçlü taraflarını, iş deneyimlerinin zenginliğini aktarsalar da zorlandıkları bir gerçek. Özellikle aynı pazarda birden fazla oyuncu varsa işler sıkıntılı. Alıcılar “acil bir alım” değilse ve zaman kendi lehlerine ise bu durumu avantaja çevirebiliyorlar.

Yüksek rakamlı alımlarda satış yöneticileri, verilen teklifin takibini yaparken tek bir departman ile değil çoğu zaman birden fazla yönetici ve karar verici ile muhatap oluyorlar. Satışçılar bu toplantı dizisinde sürekli bir sınav verdiklerini belirtmektedir. Her toplantı ile birlikte, bizim için daha fazla ne yapabilirsiniz ? Ek faydalar sunuyor musunuz? Rakipleriniz uygun fiyat veriyor fiyatlarınızı düşürmelisiniz vb. sözleri sıklıkla duyuyorlar. Ek taleplerle birlikte yeni proje güncellemeleri ve yeni teklifler.

Satış işinin doğal bir parçası olsa da dikkatli olunmadığında tuzaklar da olmuyor değil.

“Değer yaratan satış” ile rakip firma teklifleri arasından sıyrılmak için “eşitliği bozan satış” arasında gidip gelme durumları yıpratıcı. Bunun yanı sırası işletme içerisinde de dönemlik satış hedeflerinin tutturulma baskısı var. İçeride ve dışarıdaki baskılayıcı ortam satış mesleğinin icrasını güç hale getiriyor. Satışçılar yaşanan bu durumdan şikayetçi.

Diğer taraftan birçok işletme sahibi de faaliyet alanına uygun profesyonel satışçı bulamamaktan şikayetçi. Satış personel devir hızı zaman zaman yükseliyor. Bazı işletmeler satış personel sayısını artırırken bazıları personel azaltma, tasarrufa yönelme ve yeni satış kanallarını gündemine alıyor. Pazarlama ve satış ile ilgili yeni büyüme fırsat alanlarını devreye alıyorlar.

İşletmeler İçin Yeni Büyüme Fırsatları

Alıcılara yeni fırsatlar, yeni değerler sunmanın zorunlu olduğu dönemdeyiz.

Alıcıların koşulları inşa ettiği; ihtiyaçlarını net bir biçimde tanımladığı yeni teknoloji uygulamalarını takip etmek ve onlara uygun teklifleri hazırlamak durumundayız. Yeni dönemin koşullarında yeni pazar ve büyüme fırsatlarını inşa etmek kaçınılmaz.

Ülkemizde yeni nesil B2B uygulamalardan bir tanesi de Ticaret.BuyerNetwork.net

Kurumsal pazarda farkındalığın yükseltilmesi ve yeni kanal geliştirmek isteyenler için iyi bir fırsat. Satış ilanlarınızı ücretsiz bir şekilde bir dakikada girebilirsiniz. Firma sahipleri ve satış ekipleri, ürün/hizmet ilanları vealım taleplerini yakından takip ediyorlar. Çünkü yeni müşteri edinmenin maliyetlerini tüm yöneticiler gayet iyi biliyor. Ayrıca ihtiyaç tanımlanmış olduğu için üretici / tedarikçilerin bir anlamda işi kolay.

Bir sonraki sayımızda güçlü alıcılar dönemini ve teknoloji uygulamalarını değerlendirmeye devam edeceğiz.

         Prof. Dr. Murat ERDAL

B2B İŞ & TİCARET PLATFORMU
 http://www.BuyerNetwork.net