Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi İlkeleri Dersi

Alırken Kazanmanın Koşulları, Doğru mu ? Yoksa içi boş bir söz mü ?

Prof. Dr. Murat ERDAL – merdal@istanbul.edu.tr 
İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü
Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı 

            Ticaret hayatımızda sıklıkla “mal alırken kazanılır” sözü söylenir. Sektörde duymayan yoktur. Ayaküstü sohbetlerde gerekli gereksiz, yerli yersiz sıklıkla kullanılır.  Çarşıda esnafımızdan da duyarız,  fabrikalarımızda yöneticilerimizden de duyarız.

Bugünün iş yaşamında bu söz gerçeği ne ölçüde yansıtıyor?
Doğru mu ? Yoksa içi boş bir söz mü ?

            Gelin bu sözü hep birlikte farklı açılardan değerlendirelim. Gündelik dilde, dar anlamda pazar fiyatından daha düşük fiyata almak kazanmak anlamında kullanılmaktadır. İş hayatında ise kazanmanın ne anlama geldiği biraz tartışmalı. Farklı boyutları var. O nedenle bu kısmı biraz geniş tutacağım.

            İş dünyasında, satınalma yöneticileri tarafından ekiplerini eğitmede de kullandıkları bu sözün her durum ve koşulda geçerli olduğunu düşünmüyorum ve tartışmaya açıyorum. Öncelikle alıcılar açısından başlayalım.

Alıcının niteliği ?
            Bu sözde, ilk aşamada alıcının kimliği üzerinde duralım. Sektörü, malzemeyi, satıcı firmayı ve satışçıyı tanımanın, deneyim kazanılmasının “zaman” gerektirdiği açıktır. Bu nedenle işin istenilen amaca uygun bitirilmesinde “ustalık” gerektirdiğini vurgulayalım.

            Mal alım işinin belirli uzmanlık ve tecrübe gerektirdiği noktasında herkes hemfikirdir. Kısaca, yeterli uzmanlığa ve tecrübeye sahip olmayanların ticari pazarlıklarda bir çırpıda başarı göstermesi beklenmemelidir.

            Özetle mesleki olgunluk olmadan “alırken kazanmazsınız”.

Pazarın yapısı ?

            Alıcı ve satıcı firmaların bir araya geldiği pazarın yapısı hayli önemlidir. Arz ve talep yapısı ürünün fiyatını belirlemektedir. Az alıcı – çok satıcının yer aldığı pazarın koşulları ile çok alıcı– az satıcı firmanın var olduğu pazarın koşulları farklıdır. Bir tanesinde alıcılar pazarlık aşamasında avantajlı iken diğerinde satıcılar avantajlıdır. İkinci durumda meşhur sözümüz geçerliliğini kaybedecektir. Alım talebi yüksekse, satıcılar fiyatı yükseltme eğilimindedir. “Alırken kazanamazsınız”.

Alıcı firmanın finansal gücü ve pazardaki itibarı

            Alıcı firmanın finansal gücü, ödeme takvimine ne ölçüde uyduğu (yaşatılan deneyim), pazardaki tanınırlığı, referans olabilme özelliği, ve bunların toplamı olan “güvenilirliği” o firmada çalışan yöneticilerin elini güçlendirir. Köklü firmalarda çalışan satın alma yöneticilerinin bu anlamda elleri güçlüdür.

            Pazarlık taktik hamlelerinde söylenegelen, “ödemenizi vadesinde alırsınız”, “paranız kalmaz”,  “referans oluruz” ve “işin devamı gelecek” gibi sözler bir anlam taşır.

            Ne yazık ki, sektörde her satınalmacı bu kadar şanslı değildir. Örneğin, görev alınan firma köklü olmasına rağmen ödeme takvimi konusunda kötü bir şöhreti olabilir.

            Kurumsal olmayan firmada çalışanların durumu daha da zor olabilir. Patronun ticari duruşu, verilen sözlere taahhüt ve dürüstlük üzerine kurulu ise eli güçlenir aksi takdirde eli zayıflar. Ödemeler aksar ve tedarikçiler mal vermek istemez. Ödeme zamanlarında kargaşa yaşanır. İletişim her iki taraf için de yıpratıcı olabilir. Bu tür durumlarda mal alırken kazanılamaz. İyi tedarikçiler mal vermek istemez. Tüm tedarikçiler arasında yaşananlar konuşulur. Tedarikçiler de tecrübe edinir. Bir sonraki siparişlerde vade dışında sapmalar için de fiyat farkı ilave edilir. Bu tür durumlarda alırken kazanamazsınız.

Alım miktarı

            Alım miktarı pazarlıklarda önemli bir belirleyicidir. Yüksek miktarlı işler her zaman denk gelmez. Ölçek büyüdükçe parasal miktar da artar. Pazarda her bir satıcı ticaretin ölçeğine kayıtsız kalamaz. Hiçbir satıcı işin rakibe gitmesini istemez. Yapılabilecek ne var ne yoksa gözden geçirilir. İndirim, vade ve ek faydalar sunulur.

            Satıcının üretim ve satış kapasitesi göz önünde bulundurulmadığı hallerde pazarlık hamleleri çok fayda sağlamayabilir. Alım miktarı düşük ise satıcı firmada müthiş indirimler, vade seçenekleri ve ilave faydalar beklemek iyimserlik olacaktır. Bu tür durumlarda alırken kazanamazsınız.

Alımın aciliyeti ? Zaman kimin lehine işliyor ?

            Alımın miktarı kadar siparişin teslim tarihi de ticari pazarlığın yönünü belirler. Alımın aciliyeti alıcı firma ve yöneticilerinin aleyhine işleyen bir konudur. Satınalmacıların elini kolunu bağlar. Sektörde acil alım taleplerinden mutlu olan bir satın alma yöneticisi bulamazsınız. Pazar araştırması, yeterli firma ile temas etme ve randevu oluşturma konusunda sıkıntı yaşanır. Kaşınızda tok bir satıcı firma varsa ve aciliyeti fark eden satış yöneticileri varsa alırken kazanamazsınız.

Hangi mal ? Ürün ve hizmet kalitesi ?

Pazarlığa dahil olan ürün, yarı mamul, malzeme veya cihazın niteliği, kalitesi alım koşullarını belirler. Ürünün kalitesi zayıfladıkça indirim alma ve vadeyi genişletme gibi seçenekler artar. Bu duruma gerçekte alırken kazanmak elbette denemez ama elde edilen faydaların çoğaldığını söylenebilir.

Kalite bir kültürdür. Üretimde devamlılık ve kaliteye önem verme kurumsallıktan geçmektedir. Kalite, bütün departmanların katılımını gerektirir. Kaliteye önem veren şirketlerin diğer tüm birimlerinde de benzer profesyonel yapıdan bahsedilebilir. Bu yapıdaki firmalarla çalışırken fiyat anlamında belki değil ama zamanında teslimat ve malzeme kalitesinde kazanırsınız.

Alıcı firmanın tedarikçinin ürettiği ürünün kalitesinden beklentileri ve tedarikçinin (satıcının) ne vaat ettiği (ve gerçekleşen) arasındaki sapmanın miktarı alıcının elini güçlendirir ya da zayıflatır.

Ortada bir şartname var mı ? İhale tabanlı bir alım mı ?

Alımla ilgili bir şartname olması taraflar arasındaki konunun yani alımın detaylandırıldığını işaret eder. Hazırlık evresi içerir. Şartname uzmanlar tarafından hazırlanmamışsa eksikliklere neden olur. Bu, amaca uygun olmayan teklifler ya da zaman içerisinde ilave yeni maliyetler demektir. Bu tür durumlarda alırken kazanmazsınız.

Standart bir ürün mü ? İnternetten satışı var mı ?

Alım konusunda standart ürünleri internetten araştırabilir ve sipariş verebilirsiniz. Ürünün özellikleri önceden bilinmektedir. Çoğunlukla aynı ürünün tekrarlı siparişi söz konusudur. Bu tür alımlarda karşı tarafta tedarikçi kimliğinden ziyade satıcı kimliği ön plandadır. Sürprizler pek yaşanmamaktadır. Yurtiçi ve uluslararası sitelerden yapılan alımlarda teslimat gecikmesi, farklı ürün gönderimi ya da hasarlanma gibi riskler olsa da garanti koşulları kapsamında değişim ve iade seçenekleri sunulmaktadır.

Teslimat ve lojistik koşullar ?

Zamanında teslim alınmayan ürün ve hizmetler zincirleme maliyetlere neden olmaktadır. Günümüz iş koşullarında teslim tarihinde sapma kabul edilemez. Her geçen saat ve gün ilave maliyetleri gündeme taşımaktadır. 

Tedarikçi ile sipariş edilen ürün ne şekilde ve kim tarafından ne zaman teslim edileceği üzerinde iyice durulmalıdır. Aksi takdirde alırken kazanmazsınız. Siparişlerde ilave gün sapması, teslimat gecikmesi ve şekli, ek maliyetlerle işi başka bir noktaya götürür.

Maliyet bilgisi ? Fiyatlandırma ?

            Alıcıların en önemli özeliği temin edilen ürünle ilgili olarak kapsamlı bilgi sahibi olmalarıdır. Ürünü oluşturan malzeme ve alt parçaların nereden temin edildikleri, kim tarafından üretildikleri konusunda bilgi sahibi olmalarıdır.  Direkt malzeme, direkt işçilik maliyetleri ve pazarın yüzde kaç kar ile çalıştığının öğrenilmesi ile ürün maliyetleri kestirilebilmektedir.

            Ticari pazarlıklarda maliyet bilgisi, pazarlığa hangi noktadan başlandığı açısından stratejik bir göstergedir. Maliyet çalışması olmadan alırken kazanamazsınız.

Paranın zaman değeri ? İleri tarihli satınalmalar ?

            Peşin ve vadeli alımlar kadar ileri tarihli alımlar da uzmanlık gerektirir. Para, satıcı ve alıcı açısından farklı anlamlar taşımaktadır. Siparişin zamanı, satıcının üretim kapasitesi ve elindeki stok miktarları gibi konular birlikte değerlendirilmektedir. İleri tarihli siparişlerde satınalma ile birlikte finans bölümünün de görüşü değerlidir. Özel ürün gruplarında ileri tarihli (forward) satın alma yapılmadığında hazırlıksın pazar şartlarında yakalanırsınız. Bu tür durumlar da alırken kazanamazsınız.

Hammadde piyasası ve emtia fiyat analizi ?

Hammadde piyasası çok değişkenli bir yapıya sahiptir. Ülkelerin ithalat ve ihracat düzenlemeleri, kotalar, vergiler, anlaşmalar vd. pek çok konu gündemdedir. Dünyadaki ana oyuncuların, lider üretici ve tüketici firmaların pazar stratejileri ise sürekli izlenmelidir. Bu bilgiler olmadığında piyasa ve piyasanın yönü doğru analiz edilemez. Zayıf bilgi ve analizlerle kazanamazsınız.

Sözleşme koşulları ?

İyi bir sözleşme hazırlama talep sahibinden başlayarak tüm birimlerin katılımını gerektirir. Fabrikalarda çoğunlukla üretim, kalite ve satınalma ile hukuk departmanları koordine olur. Bu koordinasyon olmadığı durumlarda alırken kazanamazsınız.

Satınalma operasyonun toplam koşulları ?

            Satınalmanın bütün bu koşulları gözönüne aldığınızda ortada çok fazla değişken olduğunu görürsünüz. Bütün değişkenlerde her zaman ve koşulda fayda sağlamak bilgi, beceri ve deneyim gerektirmektedir.

İkinci aşamada satışçılar açısından ele alacağım.

Satıcı firma ve yöneticilerinin de en az satınalma yöneticileri kadar pazarda bilgi ve deneyime sahip olduklarını unutulmamalıdır.

Satıcıların alıcılardan temel beklentisi, sundukları mal ve hizmet karşılığında zamanında tahsilatı yapmaktır. Bu nedenle alıcıların güvenilir olup olmadıkları, alıcıların finansal yapıları daima araştırılmaktadır.

Alıcıların en büyük yanılgısı, ticarette herşeyin kendi lehlerine olduğunu ya da geliştiğini düşünmeleridir. Ticari hayatta zaman geçirildikçe mesleki olgunlaşma meydana gelir. Farklı ürün ve hizmet kategorilerinde farklı senaryolar ve gerçekler görülür.

Satınalma operasyonlarını yürüttükçe ve meslekte yol aldıkça tedarikçi tarafın da kazanması gerektiği anlaşılır. Tedarikçinin kazanmaması onun batmasına neden olabilir. Sektörde alternatiflerin azalması tekel pozisyonları doğurabilir ve bu durum ilerleyen dönemlerde pahalı alımları gündeme getirir.

            Sürdürülebilir ticaret için her iki tarafın birlikte çalıştığı ve ortaklaşa kazandığı bir çalışma ortamı yaratılmalıdır.

MÜZAKERE TEKNİKLERİ ve PAZARLIK YÖNETİMİ EĞİTİM VAKASI #41
YÖNETİCİ EĞİTİM PROGRAMI – İleri Seviye

Prof. Dr. Murat ERDAL – merdal@istanbul.edu.tr 
İstanbul Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü
Tedarik Zinciri Yönetimi Yüksek Lisans Program Başkanı

Analiz Soruları:

AŞAĞIDA YER ALAN VAKADA TARAFLAR ARASINDA ÖN GÖRÜŞMELER PROJE (TEKNİK) ODAKLI TAMAMLANDI. ARTIK FİNAL GÖRÜŞMELERE DOĞRU İLERLENMEKTEDİR.

1. SATIŞ YÖNETİCİLERİ ve MÜZAKERE YOL HARİTASI:

Yazılım firmasında çalışıyorsunuz. İki farklı müşteri profili için (A ve B alıcılarına) müzakere stratejilerinizi ayrı ayrı maddeler halinde belirleyiniz.

2. SATINALMA YÖNETİCİLERİ ve MÜZAKERE YOL HARİTASI:
   
   Satınalma bölümünde çalışıyorsunuz. Talep sahipleri ile görüştünüz. Olumlu görüşlerini aldınız. Yazılım firması ile görüşmeler için nasıl bir yol haritası hazırlardınız? Neleri sorardınız? Sözleşme için hangi konuları ön planda tutarsınız? Proje takvimi, ayrıntılar, metrikler, ödeme planı… Pazarlık stratejiniz ne olurdu?

2.1. A firmasında yöneticisiniz. Stratejinizi maddeler halinde yazın.

2.2.  B firmasında yöneticisiniz. Stratejinizi maddeler halinde yazın.

Tedarikçi Gözünden Alıcı Profilleri ve Değerlendirme

Üst düzey bilişim teknolojileri hizmetleri üreten bir tedarikçi firmada yönetici pozisyo­nundasınız. Firmanız spesifik pazar ihtiyaçlarına yönelik çözümler üretmektedir.

Sektörün lideri iki büyük müşterisi ile proje tabanlı çalışmaktasınız. İki firma müşteri portföyünüzde yer almakla birlikte güncel devam eden bir iş bulunmamaktadır. Bu fir­malarla yeni projelerin kazanılması halinde sektörde daha fazla işin alınması noktasında önemli referanslar olacaktır.

İki firma aynı dönemde benzer iş ihtiyaçlarına yönelik teklif talep etmektedirler. Fakat onların bu taleplerini karşılayacak yeterli kapasiteniz henüz bulunmamaktadır. Satış süreç­lerinizde ortalama her üç tekliften biri gerçek işe dönmektedir. Yaşanan süreci büyük bir fırsat olarak değerlendiriyorsunuz. Her iki firma için teklif verirken geçmiş iş tecrübeleri­nizde edinilen deneyimler ve proje büyüklüğü şu şekildedir.

A Tipi Alıcı Profili

o A şirketinin yöneticileri ile iletişim kurmak kolaydır.

o Tam zamanında ödemelerini yaparlar.

o İş tanımlarını doğru yaparlar. Spesifikasyonları tanımlarlar.

o Yüksek iş standartlara sahip olup, talepkardırlar.

o Tedarikçilerini düzenli bir şekilde ziyaret ederek yerinde kontrol ederler.

o Tedarikçi problemleri ile ilgilenip onlara çözüm önerilerinde bulunurlar.

o Tedarikçilerinin iş yapma hızlarını zaman zaman yeterli görmeyebilirler.
Olabil­diğince hızlı hizmet talep ederler.

o Terminler konusunda problemler yaşandığında, geçerli bir iş mazeretini kabul ederler.

B Tipi Alıcı Profili

o B şirketinin yönetiminde az sayıda yönetici ile iletişim sağlanabilmektedir.

o Tahsilat konusunda sıkıntı yaşanabilmektedir. Faturalar kaybolabildiği gibi öde­me vadeleri kimi zaman 90 günü bulabilmektedir.

o B şirketinden farklı departmanlar iletişime geçmekte ve işle ilgili farklı gündem­ler yaşatabilmektedir.

o İş denetimi konusunda yetkili tek bir departman yoktur.

o Proje / iş spesifikasyonlarını değiştirebilmektedirler.

o Geçmişte gerçekleştirilen son iş kapsamında tüm yükümlülüklerin yerine getiril­mesine rağmen B firması ilave maliyetleri ödeme konusunda zorluk çıkarmıştır.

o Proje kapsamında yaşanan sorunlarla ilgili iletişim zorlukları yaşanmıştır. Geç geri dönüşler olabilmektedir.

PROJE:

o Proje maliyeti 2.000.000 TL dir.

o Proje sürecinde ilave maliyetler ortaya çıkabilmektedir. Bu tip görünmeyen maliyetler için % 10 pay ayrılmaktadır. Yaklaşık 200.000 TLdir. Yeni maliyet 2.200.000 TL olmaktadır.

o Kar marjı % 10 olarak belirlenmiş olup toplam proje maliyeti 2.420.000 TLdir.

o Küçük bir pazarlık payı bulunmaktadır.

• – – – – – –

Yeni dönem iş hayatında örnek olay çalışmaları işe alımların ve yönetici eğitimlerinin ayrılmaz parçası haline geldi. Artık çalışanlar, kurumsal eğitimlerde iş hayatından kopuk sadece teorik bilgi ile yetinmiyor. Pratik çalışma daha fazla talep ediliyor.

Her bir çalışan gün içerisinde karşılaştığı sorunlara benzer problemleri eğitimlerde görmek, çok yönlü tartışmak ve olası senaryoları değerlendirmek istiyor. Bu talebe uygun eğitim çözümleri sunan Buyer Network İş ve Ticaret Platformu olarak sizlere destek oluyoruz.

Satınalma, tedarik zinciri yönetimi, lojistik, dış ticaret gibi  farklı alanlardaki vakalara katılarak mesleki gelişiminize ve kariyerinize katkı sağlayabilir ödül fırsatından yararlanabilirsiniz.
Başarılar dilerim. Prof. Dr. Murat ERDAL

 MÜZAKERE TEKNİKLERİ VE PAZARLIK BECERİLERİ MAKALELERİ
“Taktikler bazen pazarlık sürecinin başı, bazen ortası bazen de sonunda etkilidir.”

• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri: Genel Çerçeve
• Müzakere Planlaması: Pazarlık Sürecinde Anahtar Evre
• Müzakerelerde Gündemi Belirleme
• Müzakerelerde Gündemin Gücü
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi
• Pazarlık Yetkinlik Değerlendirme ve İnsan Kaynakları
• Belirsizlik ve Risk Ortamında Pazarlık, Tehditler ve Etik
• Çıkmaza Giren Müzakereler
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Yönetimi Eğitim Vakası. Yönetici Geliştirme Programı Çalışması
• Satınalma Pazarlık Çevresi
• Dış Ticaret Müzakereleri ve Pazarlık
• Kayıt Müzakereleri, Özel Okul Yöneticileri için Müzakere Yönetimi

PAZARLIK MASASI ve PAZARLIK TAKTİKLERİ 

“If you are not at the table, you are on the menu”.

• Son Dakika Talepleri – Pazarlık Taktikleri

• İyi Polis vs. Kötü Polis – Pazarlık Taktikleri
• Sabırlı Olmak – Pazarlık Taktikleri
• Büyük Resime Odaklanma – Pazarlık Taktikleri
• Son Tarih ve Zaman Baskısı – Pazarlık Taktikleri
• “Böl ve Yönet” – Pazarlık Taktikleri
• Komiser Columbo – Pazarlık Taktikleri
• Beyin Fırtınası – Pazarlık Taktikleri

PAZARLIK BECERİ ANKETİ

• Pazarlık Stilinizi Öğrenin: Tüm Yönetici Adayları için Tavsiye Edilen Anket

MÜZAKERE & PAZARLIK EĞİTİM TESTLERİ

• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – I
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – II
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – III
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – IV
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – V
• Müzakere Teknikleri ve Pazarlık Becerileri Eğitimi Test – VI