Filo Yönetimi

İÇİNDEKİLER

Önsöz
Kitap Hakkında
Vaka Çalışmasının Ana Hatları

BÖLÜM – I
LOJİSTİK İŞLETMELERİNDE
YÖNETİM VE ORGANİZASYON

1.1. Lojistik Kavramı
1.2. İş Hayatında Lojistiğin Artan Önemi
1.3. Lojistik İşletmesi
1.4. Lojistik Stratejisinden Stratejik Lojistik Anlayışına Geçiş
1.5. Lojistik İşletmesi Temel İş Süreçleri
1.6. Lojistik İşletmelerinde Örgütsel Yapı;
Bölümler ve Sorumluluk Alanları
1.6.1. Lojistik Uzmanlığa Dayalı Bölümler
1.6.1.1. İhracat – İthalat Bölümü
1.6.1.2. Operasyon Bölümü
1.6.1.3. Filo Bölümü
1.6.1.4. Havayolu Kargo Bölümü
1.6.1.5. Denizyolu Bölümü
1.6.1.6. Demiryolu Bölümü
1.6.1.7. Depo Bölümü
1.6.1.8. Gümrükleme Bölümü
1.6.1.9. Taşıma İşleri Organizatörlüğü Hizmetleri Bölümü
1.6.1.10. Proje Lojistiği Bölümü
1.6.1.11. Fuar ve Etkinlik Lojistiği Bölümü
1.6.1.12. Sigorta Bölümü
1.6.1.13. Hukuk Bölümü

1.6.2. Temel İşletme Fonksiyonlarına Dayalı Bölümler
1.6.2.1. Pazarlama Bölümü
1.6.2.2. İnsan Kaynakları Bölümü
1.6.2.3. Muhasebe Bölümü
1.6.2.4. Finans Bölümü
1.6.2.5. Bilgi İşlem Bölümü
1.6.2.6. Kalite Bölümü
1.6.2.7. Satınalma Bölümü
1.6.2.8. İdari İşler Bölümü

1.6.3. Lojistik İşletmeleri Organizasyon Şeması Örnekleri

BÖLÜM – II
LOJİSTİK İŞLETMELERİNİN OPERASYONEL BOYUTU:
FİLO VE DEPO BÖLÜMLERİ

2.1. Filo Yönetiminde Temel Tanım ve Kavramlar
2.1.1. Kavramı ve Filo Büyüklüğünün Tanımlanması
2.1.2. Filo Türleri
2.1.2.1. Kamu Hizmet Filoları
2.1.2.2. Üretici İşletme ve Dağıtım Filoları
2.1.2.3. Lojistik İşletmeleri Karayolu Eşya Taşıma Filoları

2.2. Filo Yönetiminin Genel Yapısı
2.2.1. Araç Satınalma
2.2.2. Araç İşletim; Operasyon ve Bakım
2.2.3. Araç Satış ve Yenileme
2.3. Filo Bölümü ve Temel İş Süreçleri
2.4. Filo Bölümü Organizasyon Yapısı
2.5. Filo Bölümünün Temel Yapıtaşları
2.5.1. Operasyon Alt Birimi
2.5.2. Dispozisyon Alt Birimi
2.5.3. Araç Takip Alt Birimi
2.5.4. Tamir-Bakım Alt Birimi
2.6. Filo Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları
2.7. Filo Bölümünün İşletme Bölümleriyle İlişkileri
2.7.1. Pazarlama Bölümü İle İlişkiler
2.7.2. İhracat Bölümü İle İlişkiler
2.7.3. İthalat Bölümü İle İlişkiler
2.7.4. İnsan Kaynakları Bölümü İle İlişkiler
2.7.5. Muhasebe ve Finans Bölümü İle İlişkiler
2.7.6. Bilgi İşlem Bölümü İle İlişkiler
2.7.7. Depo-Antrepo Bölümü İle İlişkiler
2.7.8. Gümrükleme Bölümü İle İlişkiler
2.7.9. Hukuk Bölümü İle İlişkiler
2.7.10. Sigorta Bölümü İle İlişkiler
2.8. Depo Bölümü ve İşletme Bölümleriyle İlişkileri
2.8.1. Temel Depo Kararları
2.8.2. Depo İş Süreçleri
2.8.3. Depo Zemini
2.8.4. Depo Raf Sistemleri
2.8.5. Depolama ve Taşımada Eşya Uyarı İşaretleri
2.8.6. Depo Bölümünün İşletme İçerisindeki Yeri

2.9. Lojistik İşletmelerinin Beyni; Bilgi Sistemleri ve E-Lojistik
2.9.1. Uluslararası Karayolu Eşya Taşımacılığı Bilgi Sistemi
2.9.2. Filo Yönetimi ve Araç Takip Bilgi Sistemi
2.9.3. Sürücü Takip Bilgi Sistemi
2.9.4. Depo Bilgi Sistemi
2.9.5. Bilgisayar Destekli Araç Seçimi ve Eşya Yerleştirme
2.9.6. Radyo Frekans Tanımlama Sistemleri (RFID)
2.9.7. Filo Yönetiminde Bilişim Teknolojileri Kullanma Nedenleri
2.9.7.1. Eşya-Araç Organizasyonu ve Denetimi
2.9.7.2. Coğrafi Mesafe ve Taşıma Operasyonları
2.9.7.3. Filo Büyüklüğü
2.9.7.4. Güzergah Belirleme ve Optimizasyon
2.9.7.5. Zaman Planlaması
2.9.8. Bilişim Teknolojileri Kullanmanın Faydaları
2.8.9. Bilişim Teknolojileri Maliyeti
2.9.9.1. Satınalma Maliyeti
2.9.9.2. Kurulum Maliyeti
2.9.9.3. Bakım Maliyeti
2.9.9.4. İşletim Maliyeti
2.9.9.5. Eğitim Maliyeti

BÖLÜM – III
SEFER YÖNETİMİ

3.1. Filo Planlamasını Etkileyen Çevresel Faktörler
3.1.1. Genel Ekonomik Durum ve
Lojistik Sektörüne Giriş Koşulları
3.1.2. Talepteki Dalgalanmalar ve Mevsimsel Değişimler
3.1.3. Sigorta ve Bankacılık Hizmetlerinin Seviyesi
3.1.4. Mülkiyet Tabanlı Araç İşletim Sorunları
3.1.5. Eski Model Araç Kullanımından Kaynaklanan Problemler
3.1.6. Lojistik Katma Değer Yaratan Hizmetlerin Sınırlı Oluşu
3.1.7. Hatalı Yükleme, Boşaltma ve Depolama Operasyonları
3.1.8. Sürücü Eğitimi Eksikliklerine Bağlı Olarak Hatalı Davranışlar
3.1.9. Kamu Hizmetlerinde Etik Problemler
3.1.10. Gümrük ve Sınır Kapılarında Aşırı Bürokrasi,
Uzun Araç Kuyrukları ve Zaman Kayıpları
3.1.11. Karayolu Altyapı Standardı ve Trafik Şartları
3.1.12. Bölgesel Güvenlik Sorunları ve Suç Potansiyeli

3.2. Lojistik İşletmesi, Taşıma İşleri Organizatörü ve
Bağımsız Araç Sahibi İlişkileri

3.3. Filo Sefer Yönetimi
3.3.1. Sefer Öncesi Hazırlıklar
3.3.1.1. Sefer Güzergah Planlaması ve Kontrolü
3.3.1.2. Araç Temini, Kontrolü ve Aracın Sefere Hazır Hale Getirilmesi
3.3.1.3. Araç Yüklemesi ve Eşya Güvenliği
3.3.1.4. Sefer Belgelerinin Düzenlenmesi ve Güvenliği
3.3.1.5. Sefer İçin Doğru Sürücü Atama ve
Sürücü Yönetimi
3.3.2. Sefer Sırasındaki Sorumluluklar
3.3.2.1. Sürüş Güvenliği
3.3.2.2. Şehir İçi Araç Kullanımında Güvenlik
3.3.2.3. Tünel Geçişlerinde Güvenlik
3.3.2.4. Sürücü Çalışma ve Dinlenme Süreleri
3.3.2.5. Sefer Denetiminde Kullanılan Belgeler

3.4.3. Sefer Sonrası Prosedürler ve Tamir Bakım Faaliyetleri

BÖLÜM – IV
PERFORMANS YÖNETİMİ

4.1. Performans Yönetimi; Temel Tanım ve Kavramlar
4.2. Anahtar Performans Göstergeleri (KPI)
4.3. Kurumsal Bilgi Toplama ve Değerlendirme (BI)
4.4. Lojistik İşletmelerinde Performans Yönetimi
4.4.1. İnsan Kaynakları Yönetimine İlişkin Genel Performans Göstergeleri
4.4.1.1. Karayolu İhracat ve İthalat Elemanı Performans Değerlendirmesi
4.4.1.2. Sürücü Performans Değerlendirmesi
4.4.2. Filo Yönetiminde Performans Göstergeleri
4.4.3. Depo Yönetiminde Performans Göstergeleri
4.5. Yeşil Filo Yönetimi
4.6. Uluslararası Güzergah Maliyet Analizleri ve İstanbul – Londra Sefer Örneği
4.7. Filo Yönetimi Denetim Planı
4.8. Filo Araç Yenileme Planlaması
4.9. Lojistik Sektöründe Etik ve Profesyonellik

EKLER
Lojistik İşletmelerinde Performans Yönetimi
Şirket Uygulamaları

1. BALNAK LOJİSTİK GRUP A.Ş.’de Performans Yönetimi
2. BARSAN GLOBAL LOJİSTİK A.Ş.’de Performans Yönetimi
3. BORUSAN LOJİSTİK A.Ş.’de Performans Yönetimi
4. CEVA LOJİSTİK Ltd. Şti.’de Performans Yönetimi
5. EKOL LOJİSTİK A.Ş.’de Performans Yönetimi
6. SCHENKER ARKAS A.Ş.’de Performans Yönetimi
7. SETRANS Uluslararası Nakliyat A.Ş.’de Performans Yönetimi
8. REYSAŞ LOJİSTİK A.Ş.’de Performans Yönetimi
9. YURTİÇİ KARGO A.Ş.’de Süreç Yönetimi ve Performans Çalışmaları

KAYNAKLAR

YAZARLAR HAKKINDA

UTİKAD YAYINLARI

ÖNSÖZ

Dünyada küreselleşme ve serbest ticaret politikalarının hız kazanması ile birlikte bölgeler ve kıtalararası eşya hareketi de artmaktadır. Türkiye’nin Avrupa, Ortadoğu, Akdeniz, Karadeniz Bölgesi ve Orta Asya ile ticaretinde karayolu eşya taşımacılığı önemli bir yer tutmaktadır. Dış ticaret hacminin de büyümesiyle birlikte Türk lojistik ve uluslararası taşımacılık ve sektörü çok büyük bir coğrafi pazara hizmet vermektedir. Yurtiçi taşıma ve lojistik faaliyetlerinin yaklaşık % 90 oranında karayolu ile sağlanması ülkemiz açısından karayolu taşıma türünün ağırlığının ayrı bir göstergesidir. Bu ağırlık beraberinde araç sayılarına da yansımış ve Türkiye çekici, römork, kamyon ve kamyonet sayıları bakımından bölgesinde lider pozisyona yükselmiştir.

Kitabın ortaya çıkış fikri, ülkemizde karayolu eşya taşımacılığı hakkında yapılan değerlendirmelerde hep söylene gelen “TIR işletmek hamallıktan başka bir şey değildir” ve “ülke olarak araç sayımız fazla” tespitleri olmuştur. Bu düşünceden hareketle işletmeler için mevcut araç parkının etkin ve verimli kullanılabilmesine yönelik bir rehber hazırlamak istedik. Dolayısı ile çalışmanın odak noktası karayolu eşya taşıma sektörü tarafından sıkça dile getirilen oturmuş ve hatalı şekliyle “TIR İşletmeciliği”dir. Kitap içerisinde daha doğru olduğuna inandığımız “araç işletmeciliği” kavramını tercih ediyoruz.

Lojistik işletmelerinin araç filolarını verimli bir şekilde yönetmesi, geleceğin yönetici, ara eleman ve sürücülerin yetiştirilmesi ve eğitimine yönelik kaynak kitapların oluşturulması sektörün uluslararası alanda rekabet avantajı kazanmasına büyük katkı sağlayacağı inancındayız.

Sektörde mesleki yayınların artmasında liderliği üstlenen Uluslararası Taşımacılık ve Lojistik Hizmet Üretenleri Derneği’ne (UTİKAD) ve Yönetim Kurulu Başkanı Sn. Kosta SANDALCI’ya teşekkürü bir borç bilirim. Bu çalışmanın ortaya çıkmasında UTİKAD üyeleri pratik bilgilerin kazandırılması açısından büyük destek olmuşlardır. Bilgi ve birikimleri ile her zaman yanımızda olan UTİKAD Genel Müdürü Sn. Müjdat MANDAL’a ayrıca teşekkür ederim.

Sn. Mehmet Sıtkı Saygılı ile yorucu geçen üç yıllık bir çalışma dönemini tamamladık. Çalışma kapsamında kendisi bir yıla yakın Türkiye’nin önde gelen bir işletmesinde filo bölümünde tam zamanlı olarak görev aldı ve yüksek lisans tezini hazırladı. Kendisine ait “Uluslararası Karayolu Eşya Taşımacılığında Filo Yönetimi ve Bir Uygulama” başlıklı tezini bu kitabın oluşturulmasında göz önünde bulundurduk ve ondan yararlandık. Birlikte saha ziyaretleri yaptık, literatür taramasında bulunduk ve çalışma derinleştikçe birçok konunun ayrı bir kitap çıkabilecek kadar derin olduğunu gördük. Dolayısı ile kitabın hazırlık sürecinde çalışmayı zenginleştirme fırsatı ile birlikte tamamlayamama riski ile karşı karşıya kaldık ve ilgili birçok konuyu ilerleyen baskılara bırakma kararı aldık. Mehmet’e iş disiplini, sabrı ve hoşgörüsü için ne kadar teşekkür etsem azdır.

Kitabın hazırlanması aşamasında önerileriyle destek veren İşletme Bölümü Yönetim Organizasyon ve Pazarlama Anabilim Dalı Araştırma Görevlilerimiz Sn. İrfan AKYÜZ ve Sn. Gökçe AKDEMİR’e teşekkür ederim.

Zorlu çalışma süreci içerisinde onlardan aldığım zaman konusunda gösterdikleri tolerans ve sevgileriyle daima yanımda olan eşim Sedef ve kızlarım Selin ve Çağla’ya sevgilerimi sunarım.

Bu çalışmanın uluslararası ve yurtiçi filo sahibi işletme çalışanları ile üniversitelerin Lojistik, Dış Ticaret ve İşletme bölümlerinde okuyan tüm öğrenciler için faydalı olmasını diliyor, okuyucuların eleştirilerini bekliyorum.
Doç. Dr. Murat ERDAL
İstanbul Üniversitesi
merdal@istanbul.edu.tr

KİTAP HAKKINDA

Araç filosunun doğru bir şekilde çalıştırılması öncelikle doğru organizasyon yapısından ve yönetiminden geçmektedir. İşletme filosunun ve lojistik operasyonların entegrasyonu Filo, Araç-Takip, İthalat, İhracat, Depo ve Gümrükleme vb. bölümler arasında koordinasyonu ile mümkündür. Pazarlama, Muhasebe, Finans, İnsan Kaynakları ve Bilgi İşlem Bölümlerinin sağlıklı bir biçimde işlevlerini yerine getirmesi ise lojistik operasyonlar için büyük güç yaratmaktadır.

Araç işletmeciliği zor bir çalışma alanıdır. Araç filosunun etkin yönetimi, kaliteli lojistik hizmet anlayışının temelinde yer alan unsurların başında gelmektedir. İşletmeler için mevcut araç sayısının zaman içerisinde artırılması ve filoya dönüştürülmesi zor bir karar sürecidir. Günümüzde araç bedelleri yüksektir fakat her bir aracı etkin ve doğru bir şekilde işletme amaçlarına uygun kullanmak çok daha fazla maliyetlidir. Dolayısı ile filo sahibi işletmeler için birincil amaç mevcut araçların etkin ve verimli çalıştırılmasıdır.

Filo sahibi işletmelerin en sık sorguladıkları alanları şu şekilde sıralamak mümkündür

• İşletme araçları rasyonel bir şekilde nasıl kullanılabilir ?
• Filo Yönetiminin temel yapıtaşları nelerdir ?
• Sefer Yönetimi neden zordur ?
• Sefer öncesi, sefer ve sefer sonrasında uygulanan prosedürler nelerdir?
• Sürücü yönetiminde öncelikler nelerdir ?
• İşletmeye karşı sorumluluk bilinci nasıl oluşturulmalıdır ?
• Lojistik işletmelerinde performans yönetimi çalışmaları nasıl uygulanır ?
• Performans ölçümü, verimlik ve maliyet analizi kavramları nedir ?
• Operasyon, Pazarlama ve Satış Bölümleri arasında neden sıkça gerginlik yaşanmaktadır ?

Kitap bütün bu soruların cevaplandırılması aşamasında bir başvuru kaynağı niteliğindedir.

Kitabın başlangıç niteliği taşıyan Lojistik İşletmelerinde Yönetim ve Organizasyon başlıklı Birinci Bölümde lojistik ile ilgili temel tanım ve kavramlar açıklanarak lojistik işletmesinin organizasyon yapısı ve temel faaliyet alanları üzerinde durulmuştur. Bu kapsam içerisinde öncelikle lojistikle ilgili bölümler (kara, deniz, hava, demiryolu, depo vd.) ve daha sonrasında ise temel işletme fonksiyonları (pazarlama, muhasebe, finans, insan kaynakları vd.) ele alınmıştır.

Lojistik İşletmelerinin Operasyonel Boyutu: Filo ve Depo Bölümleri başlıklı İkinci Bölümde, Filo ve Depo Bölümlerinin işletme bölümleri ile ilişkileri ele alınmıştır. İlk etapta Filo Bölümünün işletme içerisindeki yeri kapsamında operasyon, dispozisyon, tamir-bakım ve araç takip alt birimleri incelenmiştir. Depo Bölümü ve işleyişine de geniş ölçüde yer verilere her iki bölümün operasyonel anlamda ne kadar önemli olduğu vurgulanmıştır. Yine bu bölümde Lojistik Bilgi Sistemleri’nin işletmeler için ne denli stratejik olduğunun altı çizilmiştir. Ayrıca, iyi bir filo yöneticisinin nitelikleri hakkında bilgi verilmiştir.

Sefer Yönetimi başlıklı Üçüncü Bölümde, filo bölümünün operasyon süreci ve sefer planlaması, sefer öncesi – sefer – sefer sonrası aşamaları ile birlikte analiz edilmiştir. Lojistik işletmeleri tarafından kullanılmakta olan sefer yönetimi formları verilmiş profesyonel çalışma kuralları üzerinde durulmuştur. Güvenli bir taşıma planlamasının yapılması, sürücülerin görev ve sorumlulukları çerçevesinde olası risk, kaza ve zararların önlenmesinin önemi belirtilmiştir.

Performans Yönetimi başlıklı bölümde, lojistik sektöründe geçerli olan performans değerlendirme göstergeleri, formlar, güzergah maliyet analizleri ile ilgili çok sayıda örnek verilerek pratik iş hayatının gerçekleri sunulmuştur. Ayrıca filo maliyetleri incelenmiş ve araç filolarının yenilenmesinde dikkat edilen noktalar ile filo denetim raporunun hazırlanması hakkında bilgi verilmiştir.

Bölümler içerisinde vakalardan (örnek olay), gazete iş ilanları ve haberlerinden sıkça yararlanılmıştır. Kitaptaki bu uygulamadan amaç teorik bilgi ile birlikte güncel hayattan yaşanmış örnekleri okuyucunun ilgisine sunmaktır. Bu örnekler, aşağıda “Vaka Çalışmasının Ana Hatları” başlığı altında verilen rehberdeki adımların takip edilmesiyle eğitim ortamlarında kullanılabilme ve dolayısı ile bilgilerin pekişmesine yardımcı olacak özelliklere sahiptir.